Business in China

APPRENDRE A DECIDER

 Vous êtes souvent indécis ? Tenté de remettre les décisions à plus tard ou à vous noyer dans des rapports et des chiffres qui se contredisent ? Prendre une décision n'a jamais été très aisé. Et les situations complexes, le contexte d'incertitude ambiant ne font que renforcer l'inquiétude face à la responsabilité d'une décision.
Cette peur de commettre des erreurs et le manque de confiance génère la multiplication des règles et des procédures qui rendent les processus de décision encore plus lourds. Pourtant, avec de bons réflexes, on peut prendre goût à cet exercice incontournable et au final très valorisant pour un manager.

Voici les clés pour décider vite et bien.

 

1 - Dédramatiser la prise de décision

Si l'on assiste à la multiplication des outils informatiques permettant de gérer les informations pour mieux décider, il faut être conscient que les décisions resteront toujours imparfaites. L'environnement dans lequel nous vivons est devenu complexe, au point que nous n'arrivons plus à prévoir. Et dans contexte aussi incertain, on ne peut que faire des erreurs. L'idée que face à une décision, il faut s'assurer de choisir la bonne solution parmi un ensemble de mauvaises propositions reste aujourd'hui encore une illusion à combattre.
La culture française est empreinte de cette peur de l'échec, à l'image du bonnet d'âne que l'on mettait à celui qui se trompe. Il est donc important de contrôler cette volonté de perfection et d'opter pour une attitude tournée vers l'avenir.

2 - Canaliser la recherche d'informations

Face à plusieurs alternatives, vous n'arrivez pas à trancher. Cela peut venir du fait que vous n'avez pas le sentiment de disposer de toute l'information nécessaire. Pour décider, il est important d'avoir collecté des informations, des données, des conseils. Mais a contrario, être face à une masse d'informations contradictoires, peut vous désemparer.
Bien souvent les causes d'un problème ne concernent qu'un nombre réduit de domaines. Et pour éviter l'écueil d'une tendance à la généralisation, il convient de discerner les domaines touchés de façon à limiter son champ d'investigation.
Lors d'un échange, on a trop tendance à accepter des informations floues, des imprécisions, des généralisations, de fausses contraintes, via les "il faut", les "il n'y a pas d'autres solutions"... "Il ne faut alors pas hésiter à utiliser des pointeurs de précisions, ces petits questionnements qui imposent à son interlocuteur d'entrer dans le détail."

3 - Savoir écouter son intuition

Au-delà de la compréhension rationnelle des situations, se laisser guider par l'intuition fait partie des clés d'une prise de décision dans l'urgence et dans des environnements complexes."Lorsque l'on étudie le processus de décision dans les services d'urgence médicaux, dans les équipes de pompiers et de sauveteurs, confrontés à la fois à une très grande expertise et à une grande part d'inconnu, c'est l'intelligence de situation qui fait toute la différence.
Cette forme d'intelligence intuitive comprend une grande capacité d'écoute et d'ouverture qui permet de décrypter la situation et de prendre en compte plusieurs paramètres à la fois. Elle est également liée à une capacité à saisir des opportunités. Cette intelligence ne doit pas pour autant se substituer à l'intelligence rationnelle, elle doit venir compléter une expertise. C'est elle qui fait souvent dire : "je ne sais pas pourquoi, mais j'ai senti que c'était ce qu'il fallait faire.

4 - Ne pas attendre d'être au pied du mur

Dans un environnement très concurrentiel, décider vite est évidemment une des bonnes pratiques en matière de prise de décision. Programmer un long processus de décision est souvent du temps perdu. Cela ne permet pas de gagner en pertinence, ni avancement. Cela ne sert donc qu'à se rassurer. La procrastination, c'est-à-dire le fait de repousser à plus tard, comporte également le danger d'être finalement rattrapé par les contraintes extérieures. Anticiper permet de bénéficier de plus de perspectives, d'opportunités. Il ne faut pas non plus sous-estimer le sentiment de découragement ainsi que la perte d'énergie lorsque l'on doit agir, une fois au pied du mur.
Décider rapidement permet également de percevoir les choses autrement, en observant ce qui se passe de façon concrète. Il s'agit avant tout de faire mûrir une conviction. Si on attend d'avoir la certitude, on ne peut jamais décider.

5 - Rester proche du terrain

Face à une décision, le réflexe le plus courant consiste donc à plonger dans des rapports, les enquêtes de satisfaction, les outils informatiques et à programmer un ensemble de réunions pour aboutir à la décision finale. Or cet ensemble de dispositifs est de plus en plus détaché de la réalité.
Pour bien comprendre le contexte proche, il est recommandé plutôt de mener une enquête sur le terrain, de réaliser des entretiens approfondis avec les acteurs concernés, que ce soit des clients, des fournisseurs, des partenaires. Cette démarche permet d'entrer dans le détail, la complexité, la nuance, de remettre en cause des préjugés. Ce qui représente une vraie richesse pour comprendre l'environnement et donc pour décider. Il n'est donc pas de bon décideur qui ne développe pas une capacité d'écoute permanente et qui avance les pieds sur terre. C'est également la garantie d'être plus humain et plus efficace notamment dans un environnement dynamique.

6 - Prendre en compte ses émotions

La peur est mauvaise conseillère, dit-on. Elle peut rendre très agressif, avec par exemple une décision de nouvelle politique commerciale qui impose aux commerciaux de réaliser le plus de visites possibles, pour mettre tout le monde sur le pont. Chez d'autres, la peur peut générer des décisions de fuite, d'autres se paralyseront sur place. Cela est vrai pour l'ensemble des émotions : mieux vaut ne pas décider sous le coup de la colère ou de la mélancolie.
Il ne faut donc se détacher de la dimension émotionnelle. Pour en être sûr, faites le bilan des avantages et des inconvénients : si vous n'avez que des avantages ou que des inconvénients, vous n'êtes pas dans un état rationnel.
Idem pour la gestion d'équipe : si vos collaborateurs ont le moral en berne, ce n'est pas le bon moment pour entériner une décision ou pour être imaginatif. Il est donc important de commencer par étudier et améliorer son état interne ou celui de son équipe.

7 -  Utiliser les bons outils

Au-delà des outils informatiques décisionnels, un certain nombre d'outils pratiques et de matrices peuvent être utilisés pour faciliter la prise de décision. C'est le cas du diagramme d'Ishikawa, de l'arbre des causes, du graphique de Pareto. La carte mentale (ou mind mapping) permet de peser le pour et le contre d'une solution, de sortir d'un flou qui empêche de choisir une alternative. Il s'agit de dessiner une carte qui présente les points positifs, les enjeux, puis une carte avec les conséquences négatives. Puis de combiner les deux.
Ces petits outils offrent notamment une médiation par l'écriture. Cela signifie que le décideur prend physiquement du recul par rapport à sa décision et il laisse une partie de son inquiétude sur le papier. Mais il faut rester conscient qu'il ne s'agit que d'outils d'aide à la décision. Ils ne remplacent pas l'acte de décider.

8 - Ne pas hésiter à tâtonner

Il y a quelques années, il était encore possible de réaliser des études préalables et d'analyser la situation, avant de prendre une décision. Puis il suffisait ensuite de programmer sa mise en œuvre. Aujourd'hui, les situations et les environnements complexes sont devenus monnaie courante. Face à ce contexte d'incertitude, prendre une décision est devenu un processus dynamique dans lequel la décision se construit petit à petit, à base de tâtonnements et d'ajustements.
Ce contexte mouvant impose donc désormais au décideur un savant mélange de réflexion et d'action mêlées. Mais cet aller-retour entre décision et réalisation offre également au manager la possibilité de conserver une certaine prudence : cet ensemble de mini-décisions suivies immédiatement d'expérimentations permet de valider son idée dans un contexte où l'on manque de visibilité à long terme.

9 - Savoir s'adapter aux contraintes

Autre bonne pratique des décideurs avertis : la capacité à gérer différents niveaux de contraintes. Une bonne décision doit prendre en compte d'une part la réalité du terrain, mais également ne pas perdre de vue l'objectif final. Le manager ne doit pas rester dans l'action, il doit prendre la mesure des objectifs. Cela lui impose d'être souple sur certaines règles ou sur certains objectifs en fonction de ses contraintes.
Cette attitude implique donc la capacité de savoir s'opposer à des façons de faire habituelles, à des règles imposées. Face à un contexte incertain, les dirigeants ont tendance à multiplier les rapports, les règles et procédures. Ce qui a pour conséquence de complexifier davantage les choses et à devenir progressivement contre-productif. Les managers doivent donc développer une capacité à naviguer dans ce contexte.

10 - Prendre en charge les conséquences

Prendre une décision impose d'assumer une dose de risque. Et lorsque le contexte devient de plus en plus complexe et difficile, cette capacité est d'autant plus mise à l'épreuve. Cette conscience du risque pris impose une nouvelle gestion de la mise en œuvre de la décision : auparavant, une fois la décision prise, le décideur pouvait passer à autre chose. Aujourd'hui, le processus de décision est plus ouvert.
Le décideur se doit de suivre de près la mise en œuvre, d'évaluer les effets positifs, comme négatifs de sa décision. Il doit d'une part pouvoir saisir les nouvelles opportunités qui n'avaient pas été imaginées au départ et d'autre part, prendre en charge les conséquences négatives de façon à les réduire. Il est également conseillé de rechercher des moyens de transformer ces erreurs en succès, comme cela a été le cas du Post-it, né de cette colle qui ne collait pas et qui a permis de créer un nouveau produit

A suivre dans "Business in China" . Si cet article vous a plu, s'il vous a amené des éléments qui guideront votre démarche, ne manquez pas la suite. Nous vous présenterons la boite à outils du chef de projets.

A bientôt